Статья: Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Статьи о карьере и бизнесе
Канцелярия во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не обездолить компанию
Свежие вакансии в Европе на нашей бирже труда

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Какие подводные камни скрывает кроткий на первый взгляд режим работы из дома? Почему менеджерам надо замышляться к войне с безопасниками? И как не разориться на бесплатном такси для сотрудников? Бери эти и другие вопросы отвечает хедхантер Алена Владимирская

Forbes продолжает серию колонок Алены Владимирской — известного HR-специалиста, основательницы «Лаборатории карьеры Алены Владимирской», в которых симпатия рассказывает о жизни «белого воротничка» по имени Леонид — 37-летнего топ-менеджера в крупной российской корпорации. В шестом эпизоде карьерного сериала Леня переводит свой отдел на удаленный режим работы, обнаруживает массу узких мест в коммуникации и пытается никак не сорвать сроки сдачи проекта.

Уходим, уходим, уходим

Утром в рабочей почте Лёся обнаружил письмо от руководства:

«В связи с угрозой распространения коронавируса мы рекомендуем сотрудникам в полном смысле слова перейти на работу из дома. Просим вас организовать бесперебойную работу своих отделов — положение не должна отразиться на результатах. Сроки запуска новых проектов и объемы продаж неважный (=маловажный) изменяются».

«Да ну как так?!» — подумал в сердцах Леонид, но все но сел и написал письмо сотрудникам своего отдела:

«Коллеги, руководство настоятельно рекомендует во всех отношениях перейти на удаленный режим. Поэтому с понедельника начинаем работать из дома.

Только прошу вас не забывать — это не отпуск и не неделя выходных. До сей поры показатели и сроки по проекту прежние».

Если вы не можете обеспечить ми доступ к данным — это не моя проблема, а ваша

Реакция была разной. Кто такой-то молниеносно ответил: «Я не смогу из дома, у меня маленький карапет, я там с ума сойду». Кто-то обрадовался. Кто-то промолчал. Проанализировав реакцию отдела, Леоня понял: из десяти ключевых сотрудников категорически не желают работать из на хазе двое.

Самого Леонида новость о переходе на удаленку гораздо больше обеспокоила, нежели обрадовала. Его проект должен запуститься уже через два месяца, сроки летят, общество еще не до конца сбалансирована. И в таких условиях изменение формата точно неважный (=маловажный) поспособствует успешному завершению. Но и оставить всех в офисе волевым решением Леонид невыгодный может, это будет противоречить политике компании. Надо подчиняться.

Леонид прекрасно понимал, подобно как ему нужно будет очень быстро найти ответы на вопросы, связанные с переходом возьми удаленку, в частности:

— Все ли сотрудники работают на ноутбуках, которые можно унести по домам? Что делать тем, кто работает на стационарных компьютерах?

— Если рабочие компьютеры грешно унести домой, есть ли у компании инструменты, которые позволят использовать в корпоративных целях собственное «железо»?

— (как) будто организовать удаленное и защищенное подключение к офисной компьютерной сети?

— Как получить доступ к данным, которые безвыгодный выходят за пределы офиса из соображений информационной безопасности?

— И пятый, самый каверзный — как организовать постоянную коммуникацию? Программистам, которыми руководит Леонид, надо постоянно иметь контакты друг с другом, «делиться экранами» — они вместе пишут один код. А для такого уровня общения Skype неважный (=маловажный) подходит — слишком нестабильно и слишком небезопасно.

Преступление и изоляция

В ближайший понедельник, когда вступил в силу желание «работаем из дома», Леонид попытался провести установочную планерку по «скайпу». Хотя уже на этапе настройки получил письмо от отдела информационной безопасности следующего содержания: «У нас противопоказуется Skype. Для коммуникации мы можем использовать только внутреннюю систему видеоконференций».

Леня попытался связаться с ведущим программистом, но выяснилось, что тот уехал в деревню — и туземный интернет никаких видеоконференций не тянет.

— А ты зачем так далеко уехал? — спросил программиста Ленюся.

— Ну, в целях самоизоляции, — ответил программист. — У меня вся семья там, подальше ото города.

— Сделай себе там хотя бы интернет нормальный.

— Попробую, но сие займет дня три.

В тот же день проявилась еще одна проблема, которой пустое место не ждал: программисты один за другим начали писать Леониду, что малограмотный видят данных, необходимых им для работы. Почему это происходило, никто без- мог понять. Сначала думали, что что-то с интернетом, потом — что-ведь с доступами. У тех, кто остался работать в офисе, все было в порядке.

Проблему никак не удалось решить и к концу дня — по неизвестной причине все, кто работал удаленно, без- могли увидеть определенного куска данных. Леонид написал письмо в отдел информационной безопасности: «В подписка с переходом на удаленный режим у нас в отделе возникли сложности с доступом к данным. Прошу до поры до времени изменить политику безопасности». Ответ был коротким: «Это невозможно».

— Сколько это может обойтись? — не сдавался Леонид.

— Пять, — ответили ему

— Чего?

— Лет.

Безопасники дали резко понять, что утечка данных грозит виновнику уголовной ответственностью.

— Но у меня план горит. И вы тоже видели распоряжение руководства — не снижать показателей. А у меня они снижаются, из-за этого что из дома сотрудники не могут получить доступ к данным. Дайте подступы — и мы все наладим.

— Распоряжение распоряжением, а у нас ответственность. Вплоть до уголовной. В такой степени что нарушать периметр безопасности мы не станем ни при каких обстоятельствах.

— А на случай если я предложу вам способ обойти наши внутренние правила безопасности? — предпринял последнюю попытку Лёся.

— Это пятнадцать, — ответили безопасники, и разговор закончился.

Вернуть всех

Проблему надо было разгадывать, и Леонид отправился к руководству.

— Я понимаю безопасников, — сказал он, — у них своя зона ответственности, и они действуют всесторонне правильно. Но у меня из-за этих данных практически встал проект. А сроки горят. И расчёт важный. Надо что-то придумать.

— Тогда тащи своих в офис, раз такое бизнес, — ответило руководство.

Леонид, внутренне торжествуя, написал своим сотрудникам еще одно препроводилка: «Коллеги, похоже, нам придется вернуться в офис».

— Ну нет, — ответил один изо программистов, — я не поеду. У меня родители пожилые, а до офиса два автобуса и подземный дворец. Я не готов рисковать их жизнью ради какого-то там проекта.

Который-то сразу согласился. Кто-то вспомнил настоятельную рекомендацию руководства оставаться на дому.

— Есть приказ по компании, я могу работать удаленно. А если вы не можете оборудовать мне доступ к данным — это не моя проблема, а ваша.

— Сколько это может обходиться?

— Пять.

— Чего?

— Лет.

Кто-то потребовал компенсировать расходы на такси. Леня написал в HR-отдел, попросил дополнительный бюджет. Ему ответили, что денег нет.

В итоге изо 25 сотрудников почти половина согласилась вернуться в офис, еще пятеро могли полноценно горбить спину из дома.

Леонид снова пошел к руководству:

— Я вернул в офис всех, кого туман. Но это только половина моих людей. Многие просто боятся выходить с дома, за родственников беспокоятся. Давайте все-таки попробуем что-то произвести с безопасностью. Сегодня у нас так, а завтра будет хуже, и нам правда придется разметать всех по домам — масштабы проблемы могут расти неконтролируемо. А доступ к этим данным в удаленном режиме может оказаться нужным не только мне, но и вам, и самим безопасникам. Нам всем придется горбить спину в новой действительности.

Аргументы подействовали, и отделу безопасности сверху было спущено распоряжение диагностировать техническое решение для обеспечения удаленного доступа к данным для сотрудников отдела, которым руководил Леонидка. Безопасники пообещали решить вопрос за три дня. Но Леонид не был в состоянии позволить себе потерять столько времени. Поэтому тем, кто отказывался возвращаться, дьявол написал: «Коллеги, вынужден еще раз попросить вас поработать в офисе. Это в какой-нибудь месяц на три дня. Как только нам починят доступ — мы сразу а перейдем обратно на режим самоизоляции. Я все понимаю, но сейчас другого выхода очевидно нет».

Из своего кармана

Еще одной неожиданной проблемой, связанной с работой изо дома, стал дефицит виртуальных переговорок — серверных мощностей, обеспечивающих качество видеоконференций. В некоторых случаях конференции проводились один-два раза в день, серверов хватало, а вот теперь, если видеосвязь стала единственным способом коммуникации, застолбить место стало возможно только сверху послезавтра. А программистам Леонида надо общаться прямо сейчас, они вместе пишут Водан код. В офисе они могли прийти друг к другу в кабинет, поговорить в курилке, заживо похоронить себя, на крайний случай, в кафе напротив на пару часов.

В условиях самоизоляции самые ответственные сотрудники стали ездить доброжелатель к другу в гости. Но глобально это проблему тоже не решало.

Леонид продолжил процессия по техническим специалистам и на этот раз обратился к службам, обслуживающим сервера:

— Можем накинуть мощности?

— Лицензии кончились. А бюджета на новые у нас нет.

Пришлось писать руководству:

— Пользу кого успешного завершения проекта в срок и в связи с переходом на удаленный режим работы прошу выделить мне дополнительный комплект лицензий. В противном случае мы можем оказаться в ситуации, эпизодически программисты будут вынуждены выкладывать фрагменты кода в открытые файлообменники, а это прямое переступание правил информационной безопасности. Кроме того, хочу обратить ваше внимание, что с мои отдела подобные сложности начались, но им они точно не закончатся. Ранее через неделю это станет главной проблемой для всей компании.

— Сейчас денег не имеется, — ответило руководство. — Но ты можешь купить лицензии из своего бюджета, а автор этих строк эти деньги тебе потом выпишем премией. Недели через три.

Леонид рисковал, однако другого выхода у него не было. Он оформил новый комплект лицензий с своего бюджета, использовав деньги, которые проходили в сметах под грифом «прочее». Описание оказалась вполне действенной, связь была налажена. Через неделю работа отдела Леонида наладилась, его главному проекту безделица не угрожало.

Как наладить работу отдела на удаленке?

Советы Алены Владимирской

Следовательно, если обстоятельства заставили вас перевести свой отдел на удаленный режим работы, ведь:

  • Проверьте весь комплект рабочих ресурсов, которые используют сотрудники. Будут ли сидеть за работой в удаленном режиме компьютеры, доступы к данным, средства коммуникации? Попробуйте собрать в голове in corpore контур рабочего процесса и понять, на каких этапах могут возникнуть сложности. Маловыгодный ждите, что кто-то сделает это за вас. Проверяйте все самочки.
  • Попробуйте провести репетицию: в ускоренном режиме прогнать рабочую неделю за несколько часов. И слава богу это сделать еще в офисе, пока не разбежались IT-команда и безопасники. Отключите сотрудников через рабочей сети и попросите продолжить работу через сеть на мобильном телефоне. А именно в этот момент проявятся все основные проблемы.
  • Как только вы обнаружите пробелы в рабочем процессе, одновременно начинайте их лечить. Не надейтесь, что все заработает само. Надо в порядке преемственности проверить каждый этап: как будет происходить совместное написание кода, выкладки экранов, конверсия другими данными. После необходимо протестировать на возможные баги каждый из них.
  • Привыкните к мысли, отчего после перехода на удаленный режим у вас неизбежно случится перерасход бюджета получи 10-20% — на бесплатное такси до офиса для тех, кто не может в него малограмотный приезжать, покупку лицензий на безопасные каналы обмена информацией и пр. У хорошего менеджера в стоимостное выражение проекта всегда закладывается статья «прочее» — будьте готовы перерасходовать и ее. Отбиваться с финансистов будете потом.
  • Приготовьтесь к тому, что некоторым сотрудникам понравится работать в удаленке, и даже после стабилизации ситуации они либо попросят изменить график работы (хоть бы, три дня в офисе, а два — дома), либо вообще будут искать новую работу, дай тебе трудиться из дома. Менеджер должен учитывать вероятность того, что часть коллектива придется плодотворно заменить.

10 лучших работодателей России

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию

Норильский никель

Зарплата: #9; условия труда: #6-15 

Социальное заклад: #1-13; обучение: #12

Создание рабочих мест: #29-31; инвестиции в регионы: #10

Востребованность: #47; секьюрити окружающей среды: #1-6 

Благотворительность: #2

Штаб-квартира одного из крупнейших мировых производителей палладия, никеля и меди расположена в башне «Меркурий» в «Москва-Сити», а ключевые производственные площадки — после полярным кругом на Кольском и Таймырском полуостровах. Суровые условия труда обуславливают немелочный социальный пакет и высокие средние зарплаты, которые получают сотрудники компании. Кроме того, «Норникель» — Водан из лидеров рейтинга по критерию «Охрана окружающей среды».  

*Приход в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

Противоположность

Зарплата: #3; условия труда: #6-15 

Социальное обеспечение: #1-13; обучение: #8

Произ рабочих мест: #20; инвестиции в регионы: #9

Востребованность: #14; охрана окружающей среды: #47-50

Спонсорство: #6

Крупнейшая российская золотодобывающая компания, принадлежащая семье Сулеймана Керимова. Высокую позицию в рейтинге «Полюсу» обеспечило подбор высоких зарплат с одним из самых полных социальных пакетов. Предприятия «Полюса» расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданских областях, а вот и все в Республике Саха (Якутия). В 2018 году компания инвестировала в социальные и инфраструктурные проекты в регионах присутствия $33,6 млн. 

*Разжива. Ant. расход в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

Газпромбанк

Хабар: #1; условия труда: #6-15 

Социальное обеспечение: #13-39; обучение: #33

Создание рабочих мест: #10; капиталовложения в регионы: #18-32

Востребованность: #32; охрана окружающей среды: #1-6

Благотворительность: #13

Третий по размеру активов банчишко России занял первое место в рейтинге по размеру средней заработной платы, с большим отрывом опередив и золотопромышленников, и коллег до финансовому сектору. При этом в России у банка менее 400 офисов. Головной канцелярия расположен в Москве на острове Балчуг, в 400 м от Кремлевских стен. Помимо дочерних банков и финансовых компаний, Газпромбанк в свою очередь контролирует группу «Газпром-Медиа» и ряд промышленных предприятий. 

*Выручка в 2018 году. **Чисел сотрудников на 31 августа 2019 года

Yandex

Зарплата: #12; условия труда: #1 

Социальное гарантия: #1-13; обучение: #49

Создание рабочих мест: #3; инвестиции в регионы: #33-50

Востребованность: #1; охранение окружающей среды: #26-46

Благотворительность: #44-50

Крупнейшая российская IT-корпорация — лидер по критерию «Условия труда». Больше половины сотрудников работают в деловом квартале «Красная роза», известном своим оригинальным дизайном. Однако высокий балл компания получила не только за дизайнерские решения: сотрудникам компании доступны повально необходимые бытовые услуги от душевых до химчисток. Также у них есть великий компенсационный пакет: на мобильную связь, питание, занятия спортом и прочее. 

*Польза в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

Polymetal International

Оклад: #4; условия труда: #2 

Социальное обеспечение: #13-39; обучение: #36

Создание рабочих мест: #9; капиталовложения в регионы: #11

Востребованность: #27; охрана окружающей среды: #15

Благотворительность: #15-43

Polymetal International (основной совладелец — миллиардер Александр Несис) добывает золото, серебро и медь. Зарплаты в компании (как и в «Полюсе») — одни изо самых высоких в отрасли. В 2018 году Polymetal удалось сократить коэффициент частоты травматизма LTIFR возьми 40%,  до 0,09, это один из самых низких показателей в рейтинге. Промышленные объекты компании расположены в шести российских регионах и в Казахстане. 

*Выгода в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

ВТБ

Заработная плата: #5; условия труда: #4-5 

Социальное обеспечение: #13-39; обучение: #24

Создание рабочих мест: #27-28; капиталовложения в регионы: #8

Востребованность: #16; охрана окружающей среды: #26-46

Благотворительность: #15-43

ВТБ — второй по размеру активов авалист страны. В нем работает более 59 000 человек. Высоким местом в рейтинге ВТБ изумительный многом обязан впечатляющему уровню средней заработной платы. По этому показателю спирт занимает второе место среди финансовых компаний из рейтинга. Банк также занял высокое помещение по условиям труда: ВТБ — один из крупнейших собственников недвижимости и арендаторов в «Москва-Сити». В западной башне комплекса «Федерация» находится его штаб-квартира-квартира. 

*Выручка в 2018 году. **Число сотрудников на 31 Гутя 2019 года

Алроса

Зарплата: #11; условия труда: #44-46 

Социальное ассекурация: #1-13; обучение: #27

Создание рабочих мест: #22; инвестиции в регионы: #5

Востребованность: #37; личка окружающей среды: #11

Благотворительность: #3

Ключевые производственные площадки алмазной компании расположены в Республике Саха (Республика Саха). Тяжелые условия труда в суровых климатических условиях «Алроса» компенсирует внушительным социальным пакетом и высокой средней зарплатой — 126 700 рублей в 2018 году. «Алросу» да отличают большие (3,9 млрд рублей в 2018 году) расходы на благотворительность. В 2018 году набор направила 800 млн рублей в Целевой фонд будущих поколений Республики Саха.

*Вызволение в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

Сберегательный банк России

Зарплата: #21; условия труда: #6-15 

Социальное обеспечение: #13-39; подготовление: #2

Создание рабочих мест: #27-28; инвестиции в регионы: #18-32

Востребованность: #9; охрана окружающей среды: #26-46

Меценатство: #14

«Чтобы попасть к нам, придется пройти все круги ада. Или достигай результата, разве уходи», — говорил Герман Греф о рекрутинге в Сбербанке. Крупнейший банк России вошел в десятку самых востребованных работодателей рейтинга и получил долговязый балл за обучение. В 2018 году обучение прошли 34 000 руководителей и 213 000 специалистов. Сберегательный банк запустил «Школу 21», которая будет готовить инженеров и специалистов IT-индустрии, а также корпоративный педаль стартапов.

*Выручка в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 годы

Газпром

Зарплата: #13; условия труда: #38-39 

Социальное обеспечение: #1-13; тривиум: #11

Создание рабочих мест: #42-50; инвестиции в регионы: #18-32

Востребованность: #3; охрана окружающей среды: #17

Меценатство: #8

Крупнейшие предприятия группы «Газпром», помимо самой газовой монополии, — «Газпром нефть» и «Газпром энергохолдинг». Классифицирование — один из самых востребованных работодателей в России. За последний год сервис Yandex Wordstat зафиксировал ли) не 1,4 млн запросов вакансий в группе. Хороший социальный пакет — одно из преимуществ «Газпрома». Изо почти полумиллиона сотрудников группы порядка 8% работает вахтовым методом в районах Крайнего Севера.

*Вызволение в 2018 году. **Число сотрудников на 31 августа 2019 года

Новатэк

Ставка: #7; условия труда: #6-15 

Социальное обеспечение: #13-39; обучение: #38

Создание рабочих мест: #13; вложения в регионы: #17

Востребованность: #25; охрана окружающей среды: #26-46

Благотворительность: #15-43

Крупнейший проект «Новатэка» — здание по производству сжиженного природного газа — построен на самом севере Ямала. «Арктика, ветра сильные», — описывал Ленюся Михельсон условия работы в докладе президенту. Для защиты строителей все крупные объекты окружались бетонными оболочками. «Новатэк» входит в первую десятку рейтинга объединение размеру средней заработной платы. У компании хороший социальный пакет, а в 2018 году пропорция травматизма снизился на 38%, до 0,79.

*Выручка в 2018 году. **Число сотрудников получи 31 августа 2019 года

reference to the source: forbes.ru

Смотрите свежие вакансии Евросоюза для нашем сайте вакансий

Вам также может понравиться

About the Author: Roman

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *